Tietosuoja

EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) ja SANL:n malliselosteeseen perustuva Lahden Akateemisten Naisten tietosuojaseloste

1

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

LAHDEN AKATEEMISET NAISET RY.

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Paikallisyhdistyksen jäsenrekisterivastaava vuonna 2021

Etu- ja sukunimi: Eeva Honkasalo

Sähköpostiosoite: eeva.honkasalo@gmail.com

3. Tietojen käsittelijä

Toimitusjohtaja

Susanna Sulkunen

Suomen Akateemisten Naisten Liitto – Finlands Kvinnliga Akademikers Förbund ry.

Y-tunnus: 05503888-9

Temppelikatu 13 00100 Helsinki

sanl.fkaf(a)akateemisetnaiset.fi

p. 045 869 1617

Akateemisten Naisten paikallisyhdistykset ovat Liiton jäseniä. Liitto on teettänyt jokaiselle paikallisyhdistykselle oman jäsenrekisterin, jonka varsinaisena rekisterinpitäjänä toimii paikallisyhdistyksen hallitus ja/tai sen nimeämä vastuuhenkilö, jäsenrekisterivastaava. Liitto toimii tietojen käsittelijänä.

Kaikkien Liiton jäseninä olevien paikallisyhdistysten jäsenrekistereiden tiedot kopioidaan kerran vuorokaudessa Liiton jäsenrekisteriin. Tietojen kopioinnin hoitaa tekninen palveluntarjoaja, Flo Apps Oy. Tähän järjestelyyn päädyttiin keväällä 2015, sillä edellisessä, vuonna 2012 käyttöön otetussa yhden jäsenrekisterin mallissa vain Liiton edustajalla oli pääkäyttäjän oikeudet. Nykyään jokaisella paikallishallituksen valtuuttamalla vastuuhenkilöllä on jäsenrekisterin pääkäyttäjän oikeudet. Jäsenrekistereiden vuosimaksusta huolehtii Liitto.

Jäsenrekisterin tietojen muokkaamisesta huolehtivat jäsenrekisterivastaavat ja ao. yhdistyksen eri pyynnöstä myös Liiton toimitusjohtaja, jolla on ongelmatilanteiden varalta kirjautumisoikeus jokaisen paikallisyhdistyksen jäsenrekisteriin.

Liiton tietosuojaseloste löytyy Jäsensivuilta.

4. Rekisterin nimi

Lahden Akateemiset Naiset ry:n jäsen-, luottamushenkilö- ja sähköpostirekisteri.

5. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Lahden Akateemiset Naiset ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä Lahden Akateemiset Naiset ry:n toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden yhteystietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Lahden Akateemiset Naiset ry:n järjestämiin tapahtumiin osallistuvien henkilöiden henkilötietoja.

2

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä, Lahden Akateemiset Naiset ry:n järjestämien tapahtumien osalta myös henkilöryhmäkohtainen kohdennettu suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1. Lahden Akateemiset Naiset ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2. Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

3. Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

7. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisterissä käsitellään Lahden Akateemiset Naiset ry:n jäsenten luottamushenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

Jäsenen täydellinen nimi

Postiosoite

Puhelinnumero

Sähköpostiosoite

Tutkinto

Erillisellä luvalla pyydetyt tiedot:

Syntymäaika

Erityisosaaminen

Yhdistyksen tilaisuuksiin osallistuvilta kerättävät tiedot:

Nimi

Sähköpostiosoite

Ruoka-aineallergiat

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

9. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Kunkin paikallisyhdistyksen jäsenrekisterin sekä Liiton paikallisyhdistysten rekistereistä koostuvan jäsenrekisterin tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti: 1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu. 2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina. 3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

Paikallisyhdistyksissä jäsenrekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt sekä tarvittaessa myös Liiton toimitusjohtaja. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

3

Yhdistyksen rekisterivastaava lataa jäsenrekisteristä varmuuskopion omalle palomuurilla ja salasanalla suojatulle tietokoneelleen, jonka tiedostoista on varmuuskopiot erillisellä ulkoisella muistilla.

Liiton toimitusjohtajan Liiton jäsenrekisteristä lataamia yhteystietolistoja säilytetään palomuurilla ja salasanalla suojatulla Liiton toimitusjohtajan työkoneella. Lisäksi tietokoneen tiedoista on varmuuskopiot erillisellä ulkoisella muistilla, jota säilytetään lukitussa laatikossa Liiton toimistossa. Laatikkoon on avain ainoastaan Liiton toimitusjohtajalla.

10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille.

Poikkeuksena Suomen Akateemisten Naisten Liitto – Finlands Kinnliga Akademikers Förbund ry:n jäsenrekisteri, johon kaikkien Liiton paikallisyhdistysten jäsenrekistereiden tiedot kopioidaan automaattisesti kerran vuorokaudessa. Liiton ulkopuolisille tahoille jäsenten tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella.

Toisena poikkeuksena tapahtumien osallistujalistojen luovuttaminen tilaisuuksien järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai käsittelijän toimesta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Lisätietoja tästä antaa Flo Apps Oy.

Henkilötiedot voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Lahden Akateemiset Naiset ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaation vastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 1 vuosi jäsenyyden päättymisestä.Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Tilaisuuden osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään 1 kk tilaisuuden jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat paikallisyhdistyksen ja/tai Liiton jäsenrekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä yhdistyksen jäsenrekisterivastaavalle tai Liiton toimistoon. Tietojen pyytäjän henkilöllisyys tulee voida pyynnöstä todistaa. Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä itselleen jäsenyyden hoitoon liittyviä tiedotteita.

4

Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröidyn tulee olla yhteydessä omaan paikallisyhdistykseensä ja/tai Liiton toimistoon. Yhteystiedot on annettu kohdassa 2 ja 3.

Tietojen poisto

Henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten, ellei voimassa oleva lainsäädäntö määrää henkilötietojen säilytyksestä muuta.

Kun paikallisyhdistykset merkitsevät jäsenen jäsenrekisteriin joko eronneeksi tai kuolleeksi, hänen tietonsa eivät enää kopioidu Liiton jäsenrekisteriin.

13. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

14. Pakolliset tiedot

Yhdistyksen, Lahden Akateemiset Naiset ry:n luottamushenkilöiltä yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot).

Sopimussuhteissa sopimuskumppanin perustiedot.

Tapahtumiin osallistuvilta allergiatiedot.

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä).

15. Seuraus mikäli tietoja ei luovuteta

Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

16. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yhdistyksen jäsenrekisterivastaavalle (ks. kohta 2).

Liiton tietosuojaa koskeviin tiedusteluihin vastaa Liiton toimitusjohtaja: sanl.fkaf@akateemisetnaiset.fi.

17. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tämä tietosuojaseloste tarkastetaan ja päivitetään vuosittain yhdistyksen hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 24.1.2021.